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O transporte de cargas possui diversos processos e saber o que acontece em todas essas etapas ajuda a gestão a identificar falhas e melhorias que precisam ser feitas através do sistema EDI.
Por isso, é essencial que o gestor entenda como funciona esse sistema e seus benefícios para otimizar a operação.
O EDI serve para a otimização dos processos de comunicação entre sistemas da informação dentro de todas as etapas da sua empresa de transporte. Por isso, é importante conhecer como ele funciona e quais são as suas vantagens para a gestão.
E para te ajudar a entender bem as funções do sistema EDI e como ele pode colaborar para a eficiência da sua transportadora, preparamos este conteúdo. Confira a seguir e tire suas dúvidas!
O Electronic Data Interchange (EDI) pode ser traduzido como Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ele tem o objetivo de criar um padrão de comunicação entre sistemas de informação.
Com isso, é possível que as organizações que utilizam diversas ferramentas recebam e enviem uma série de informações de forma automática, facilitando a gestão de toda operação logística da empresa.
Por suas funcionalidades, o EDI já é difundido e utilizado na logística em todo o mundo, sendo seu uso destinado a tornar os processos mais ágeis, o que fornece mais agilidade e competitividade para as empresas, otimizando os recursos.
A função do EDI na logística é fazer a troca de informações utilizando sistemas digitais. Com isso, vários benefícios são observados, como:
Para realizar esse intercâmbio de informações, é necessário que se estabeleça um layout EDI, que irá atuar na geração de um ou mais arquivos, enviados e recebidos por empresas distintas.
No segmento de transporte de carga, os layouts são definidos entre transportador e embarcador, quando é formalizada a integração de dados. Os mais utilizados seguem o padrão de EDI PROCEDA, amplamente difundidos por organizações em diversas categorias.
As trocas de dados realizadas em padrão PROCEDA são feitas por meio de 5 tipos de mensagens. São elas:
É importante que você saiba que cada uma dessas mensagens possui uma função para embarcadores e transportadoras, contudo, elas não desobrigam as empresas de emitirem e registrarem os documentos fiscais para os órgãos competentes.
Com a transformação digital, diversas atualizações foram realizadas no sistema EDI com o objetivo de atender às demandas dos usuários.
A agilidade na comunicação e integração dos dados, com certeza, é um fator diferenciado para esse tipo de tecnologia, que é capaz de integrar empresas em vários pontos do país e até do mundo.
Mas, a importância do EDI também está relacionada a outros fatores. Acompanhe a seguir!
O EDI ajuda na diminuição e até eliminação de erros, e isso resulta em uma importante economia para os transportadores. Afinal, corrigir processos pode custar caro, além de consumir tempo de trabalho da equipe.
Assim, com o uso da tecnologia, os processos são padronizados, o que reduz os erros dentro das etapas de produção e transporte, assim como problemas relacionados ao envio de informações aos clientes.
Uma vez os problemas com clientes sendo minimizados, eles ficam mais satisfeitos, e a transportadora ganha mais credibilidade frente ao mercado.
A tecnologia otimiza processos e, assim, as equipes podem se dedicar a áreas mais estratégicas do negócio, aumentando a produtividade da empresa.
Além disso, com o acompanhamento minucioso dos dados e diminuição dos erros, os recursos passam a ser melhor aproveitados, o que garante a possibilidade de crescimento do negócio.
Comunicação é um ponto sensível em muitas organizações. Afinal, uma informação equivocada, ou mesmo a falta dela, pode acarretar muitos transtornos.
Com o uso da tecnologia do EDI, é possível rastrear as cargas e diminuir de forma efetiva a incidência de ocorrências no transporte, o que eleva a qualidade dos serviços prestados.
Com o uso da tecnologia EDI, é possível diminuir a utilização de papel e outros insumos que oneram os serviços das transportadoras.
Além disso, essa tecnologia ainda contribui para a redução de custos com mão de obra operacional, ao mesmo tempo em que torna os processos mais rápidos.
A soma de todos esses fatores contribui para a otimização dos recursos e elevação da competitividade da transportadora no mercado.
Dentre os principais exemplos do uso do EDI aplicado ao transporte de cargas, podemos citar:
As transportadoras se beneficiam amplamente do uso do sistema EDI. Aqui estão alguns exemplos de como esse sistema pode ser aplicado:
O EDI permite que as transportadoras rastreiem a localização e o status das cargas em tempo real. Isso é possível porque o sistema EDI está conectado aos sistemas de rastreamento das transportadoras e também às informações fornecidas pelos clientes.
Com o EDI, as transportadoras podem fornecer atualizações precisas sobre a localização da carga aos clientes, melhorando a transparência e a confiabilidade do serviço.
As transportadoras podem utilizar o sistema EDI para agendar e coordenar as entregas de forma eficiente.
O sistema permite que as informações sobre os horários de coleta e entrega sejam trocadas eletronicamente entre as transportadoras e seus clientes, evitando erros de comunicação e atrasos desnecessários.
O sistema EDI também facilita o compartilhamento de informações entre as transportadoras e seus parceiros comerciais, como fornecedores e clientes.
Por exemplo, as transportadoras podem usar o EDI para receber informações de pedidos diretamente dos sistemas de gestão de estoque de seus clientes, permitindo que elas sejam mais ágeis na preparação das cargas e no planejamento das rotas.
A adoção do sistema EDI traz diversos benefícios para as transportadoras, aumentando sua eficiência e produtividade. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o sistema EDI pode alcançar esses resultados:
Ao automatizar a troca de informações entre sistemas, o sistema EDI reduz a necessidade de entrada manual de dados, minimizando erros e retrabalho.
Isso também agiliza o processamento de documentos, permitindo que as transportadoras processem um maior volume de cargas com menos recursos.
Com o sistema EDI, as transportadoras têm uma visão mais clara e precisa de suas operações, desde o recebimento de pedidos até a entrega final.
Isso permite que elas tomem decisões mais informadas e tomem medidas proativas para resolver problemas antes que eles se tornem grandes obstáculos.
O sistema EDI facilita a colaboração entre as transportadoras e seus parceiros comerciais, permitindo que eles compartilhem informações de forma rápida e eficiente.
Isso resulta em uma comunicação mais fluida e em uma maior capacidade de resposta às necessidades dos clientes e fornecedores.
Portanto, se você está em busca de soluções para dar mais eficiência à sua operação de transporte, reduzindo erros, aumentando a segurança e garantindo a qualidade, conte com uma empresa parceira especializada.
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