O que é EDI e sua função no transporte de cargas

GESTÃO|LOGÍSTICA 04/08/2022

O transporte de cargas possui diversos processos e saber o que acontece em todas essas etapas ajuda a gestão a identificar falhas e melhorias que precisam ser feitas. Por isso, é essencial que o gestor saiba o que é EDI e como ele pode ajudar nessa missão.

O EDI serve para otimizar os processos de comunicação entre sistemas da informação dentro de todas as etapas da sua empresa de transporte. Por isso, é importante conhecer como ele funciona e quais são as suas vantagens para a gestão.

E para te ajudar a saber o que é o sistema EDI e como ele pode colaborar para a eficiência da sua transportadora, preparamos este conteúdo. Confira a seguir e tire suas dúvidas!

O que é o EDI e seu papel na logística

O Electronic Data Interchange (EDI) pode ser traduzido como Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ele tem o objetivo de criar um padrão de comunicação entre sistemas de informação. 

Com isso, é possível que as organizações que utilizam diversas ferramentas recebam e enviem uma série de informações de forma automática, facilitando a gestão de toda operação logística da empresa.

Por suas funcionalidades, o EDI já é difundido e utilizado na logística em todo o mundo, sendo seu uso destinado a tornar os processos mais ágeis, o que fornece mais agilidade e competitividade para as empresas, otimizando os recursos.

Quais são os padrões de EDI e informações trocadas através do sistema

A função do EDI na logística é fazer a troca de informações utilizando sistemas digitais. Com isso, vários benefícios são observados, como:

  • a redução do consumo de papel;
  • elevação do dinamismos das atividades;
  • da locomoção dos dados e;
  •  precisão nas trocas de informações. 

Para realizar esse intercâmbio de informações, é necessário que se estabeleça um layout EDI, que irá atuar na geração de um ou mais arquivos, enviados e recebidos por empresas distintas.

No segmento de transporte de carga, os layouts são definidos entre transportador e embarcador, quando é formalizada a integração de dados. Os mais utilizados seguem o padrão de EDI PROCEDA, amplamente difundidos por organizações em diversas categorias.

As trocas de dados realizadas em padrão PROCEDA são feitas por meio de 5 tipos de mensagens. Acompanhe!

  1. NOTFIS: informações sobre NFs;
  2. PREFAT: arquivo com a pré-fatura dos serviços;
  3. CONEMB: arquivo dos conhecimentos embarcados;
  4. DOCCOB: documento de cobrança enviado pelo transportador;
  5. OCOREN: arquivo de ocorrência nas entregas.

É importante que você saiba que cada uma dessas mensagens possui uma função para embarcadores e transportadoras, contudo, elas não desobrigam as empresas de emitirem e registrarem os documentos fiscais para os órgãos competentes.

Com a transformação digital, diversas atualizações foram realizadas no sistema EDI com o objetivo de atender às demandas dos usuários.

Qual a importância  dessa tecnologia para o transporte de cargas

A agilidade na comunicação e integração dos dados, com certeza, é um fator diferenciado para esse tipo de tecnologia, que é capaz de integrar empresas em vários pontos do país e até do mundo. 

Mas, a importância do EDI também está relacionada a outros fatores. Acompanhe a seguir!

Redução de erros

O EDI ajuda na diminuição e até eliminação de erros, e isso resulta em uma importante economia para os transportadores. Afinal, corrigir processos pode custar caro, além de consumir tempo de trabalho da equipe.

Assim, com o uso da tecnologia, os processos são padronizados, o que reduz os erros dentro das etapas de produção e transporte, assim como problemas relacionados ao envio de informações aos clientes.

Uma vez os problemas com clientes sendo minimizados, eles ficam mais satisfeitos, e a transportadora ganha mais credibilidade frente ao mercado.

Aumento da produtividade

A tecnologia otimiza processos e, assim, as equipes podem se dedicar a áreas mais estratégicas do negócio, aumentando a produtividade da empresa.

Além disso, com o acompanhamento minucioso dos dados e diminuição dos erros, os recursos passam a ser melhor aproveitados, o que garante a possibilidade de crescimento do negócio.

Melhoria na comunicação

Comunicação é um ponto sensível em muitas organizações. Afinal, uma informação equivocada, ou mesmo a falta dela, pode acarretar muitos transtornos.

Com o uso da tecnologia do EDI, é possível rastrear as cargas e diminuir de forma efetiva a incidência de ocorrências no transporte, o que eleva a qualidade dos serviços prestados.

Otimização dos recursos

Com o uso da tecnologia EDI, é possível diminuir a utilização de papel e outros insumos que oneram os serviços das transportadoras.

Além disso, essa tecnologia ainda contribui para a redução de custos com mão de obra operacional, ao mesmo tempo em que torna os processos mais rápidos.

A soma de todos esses fatores contribui para a otimização dos recursos e elevação da competitividade da transportadora no mercado.

Como o EDI pode ser utilizado no transporte de cargas

Dentre os principais exemplos do uso do EDI aplicado ao transporte de cargas, podemos citar:

  • troca de dados envolvendo notas fiscais;
  • autorizações de embarque;
  • dados de cobrança;
  • rastreio de carga, entre outras funções relacionadas aos processos logísticos.

Portanto, o EDI é capaz de otimizar processos relacionados ao transporte de cargas, facilitando a interação entre o embarcador e a transportadora, ao mesmo tempo em que reduz custos e afasta a ocorrência de erros.

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