Sistema EDI: O que é e como beneficia as transportadoras

O transporte de cargas possui diversos processos e saber o que acontece em todas essas etapas ajuda a gestão a identificar falhas e melhorias que precisam ser feitas. Por isso, é essencial que o gestor entenda como funciona o sistema EDI e seus benefícios para otimizar a operação.

O EDI serve para a otimização dos processos de comunicação entre sistemas da informação dentro de todas as etapas da sua empresa de transporte. Por isso, é importante conhecer como ele funciona e quais são as suas vantagens para a gestão.

E para te ajudar a entender bem as funções do sistema EDI e como ele pode colaborar para a eficiência da sua transportadora, preparamos este conteúdo. Confira a seguir e tire suas dúvidas!

O que é o EDI e seu papel na logística?

O Electronic Data Interchange (EDI) pode ser traduzido como Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ele tem o objetivo de criar um padrão de comunicação entre sistemas de informação.

Com isso, é possível que as organizações que utilizam diversas ferramentas recebam e enviem uma série de informações de forma automática, facilitando a gestão de toda operação logística da empresa.

Por suas funcionalidades, o EDI já é difundido e utilizado na logística em todo o mundo, sendo seu uso destinado a tornar os processos mais ágeis, o que fornece mais agilidade e competitividade para as empresas, otimizando os recursos.

Quais são os padrões de EDI e informações trocadas através do sistema?

A função do EDI na logística é fazer a troca de informações utilizando sistemas digitais. Com isso, vários benefícios são observados, como:

  • redução do consumo de papel;
  • elevação do dinamismos das atividades;
  • locomoção dos dados;
  • precisão nas trocas de informações.

Para realizar esse intercâmbio de informações, é necessário que se estabeleça um layout EDI, que irá atuar na geração de um ou mais arquivos, enviados e recebidos por empresas distintas.

No segmento de transporte de carga, os layouts são definidos entre transportador e embarcador, quando é formalizada a integração de dados. Os mais utilizados seguem o padrão de EDI PROCEDA, amplamente difundidos por organizações em diversas categorias.

As trocas de dados realizadas em padrão PROCEDA são feitas por meio de 5 tipos de mensagens. São elas:

  • NOTFIS: informações sobre NFs;
  • PREFAT: arquivo com a pré-fatura dos serviços;
  • CONEMB: arquivo dos conhecimentos embarcados;
  • DOCCOB: documento de cobrança enviado pelo transportador;
  • OCOREN: arquivo de ocorrência nas entregas.

É importante que você saiba que cada uma dessas mensagens possui uma função para embarcadores e transportadoras, contudo, elas não desobrigam as empresas de emitirem e registrarem os documentos fiscais para os órgãos competentes.

Com a transformação digital, diversas atualizações foram realizadas no sistema EDI com o objetivo de atender às demandas dos usuários.

Qual a importância dessa tecnologia para o transporte de cargas?

A agilidade na comunicação e integração dos dados, com certeza, é um fator diferenciado para esse tipo de tecnologia, que é capaz de integrar empresas em vários pontos do país e até do mundo.

Mas, a importância do EDI também está relacionada a outros fatores. Acompanhe a seguir!

Redução de erros

O EDI ajuda na diminuição e até eliminação de erros, e isso resulta em uma importante economia para os transportadores. Afinal, corrigir processos pode custar caro, além de consumir tempo de trabalho da equipe.

Assim, com o uso da tecnologia, os processos são padronizados, o que reduz os erros dentro das etapas de produção e transporte, assim como problemas relacionados ao envio de informações aos clientes.

Uma vez os problemas com clientes sendo minimizados, eles ficam mais satisfeitos, e a transportadora ganha mais credibilidade frente ao mercado.

Aumento da produtividade

A tecnologia otimiza processos e, assim, as equipes podem se dedicar a áreas mais estratégicas do negócio, aumentando a produtividade da empresa.

Além disso, com o acompanhamento minucioso dos dados e diminuição dos erros, os recursos passam a ser melhor aproveitados, o que garante a possibilidade de crescimento do negócio.

Melhoria na comunicação

Comunicação é um ponto sensível em muitas organizações. Afinal, uma informação equivocada, ou mesmo a falta dela, pode acarretar muitos transtornos.

Com o uso da tecnologia do EDI, é possível rastrear as cargas e diminuir de forma efetiva a incidência de ocorrências no transporte, o que eleva a qualidade dos serviços prestados.

Otimização dos recursos

Com o uso da tecnologia EDI, é possível diminuir a utilização de papel e outros insumos que oneram os serviços das transportadoras.

Além disso, essa tecnologia ainda contribui para a redução de custos com mão de obra operacional, ao mesmo tempo em que torna os processos mais rápidos.

A soma de todos esses fatores contribui para a otimização dos recursos e elevação da competitividade da transportadora no mercado.

Como o EDI pode ser utilizado no transporte de cargas

Dentre os principais exemplos do uso do EDI aplicado ao transporte de cargas, podemos citar:

  • troca de dados envolvendo notas fiscais;
  • autorizações de embarque;
  • dados de cobrança;
  • rastreio de carga, entre outras funções relacionadas aos processos logísticos.

Exemplos de uso do EDI nas transportadoras

As transportadoras se beneficiam amplamente do uso do sistema EDI. Aqui estão alguns exemplos de como esse sistema pode ser aplicado:

Rastreamento de carga em tempo real

O EDI permite que as transportadoras rastreiem a localização e o status das cargas em tempo real. Isso é possível porque o sistema EDI está conectado aos sistemas de rastreamento das transportadoras e também às informações fornecidas pelos clientes.

Com o EDI, as transportadoras podem fornecer atualizações precisas sobre a localização da carga aos clientes, melhorando a transparência e a confiabilidade do serviço.

Agendamento de entregas

As transportadoras podem utilizar o sistema EDI para agendar e coordenar as entregas de forma eficiente. O sistema permite que as informações sobre os horários de coleta e entrega sejam trocadas eletronicamente entre as transportadoras e seus clientes, evitando erros de comunicação e atrasos desnecessários.

Compartilhamento de informações com parceiros comerciais

O sistema EDI também facilita o compartilhamento de informações entre as transportadoras e seus parceiros comerciais, como fornecedores e clientes.

Por exemplo, as transportadoras podem usar o EDI para receber informações de pedidos diretamente dos sistemas de gestão de estoque de seus clientes, permitindo que elas sejam mais ágeis na preparação das cargas e no planejamento das rotas.

Como o sistema EDI melhora a eficiência e produtividade no transporte de carga

A adoção do sistema EDI traz diversos benefícios para as transportadoras, aumentando sua eficiência e produtividade. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o sistema EDI pode alcançar esses resultados:

Redução de erros e retrabalho

Ao automatizar a troca de informações entre sistemas, o sistema EDI reduz a necessidade de entrada manual de dados, minimizando erros e retrabalho. Isso também agiliza o processamento de documentos, permitindo que as transportadoras processem um maior volume de cargas com menos recursos.

Maior visibilidade e controle

Com o sistema EDI, as transportadoras têm uma visão mais clara e precisa de suas operações, desde o recebimento de pedidos até a entrega final. Isso permite que elas tomem decisões mais informadas e tomem medidas proativas para resolver problemas antes que eles se tornem grandes obstáculos.

Melhor colaboração com parceiros comerciais

O sistema EDI facilita a colaboração entre as transportadoras e seus parceiros comerciais, permitindo que eles compartilhem informações de forma rápida e eficiente. Isso resulta em uma comunicação mais fluida e em uma maior capacidade de resposta às necessidades dos clientes e fornecedores.

Portanto, se você está em busca de soluções para dar mais eficiência à sua operação de transporte, reduzindo erros, aumentando a segurança e garantindo a qualidade, conte com uma empresa parceira especializada.

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