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Gestão de frota: medidas para otimizar o gerenciamento e segurança

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caminhões de transportadora e gestão de frota: papel da tecnologia para auxiliar na segurança da operação

Os custos com combustível, pedágio e manutenção dos caminhões pesam no orçamento das empresas de transporte rodoviário de cargas. Para vencer os desafios é fundamental adotar medidas para gestão de frota de forma eficiente.

Transportadores e embarcadores precisam de alinhamento nos processos para garantir a excelência dos serviços das entregas da frota.

Neste conteúdo, vamos explorar a decisão entre ter uma frota própria ou terceirizada, os principais desafios enfrentados na gestão de frota, a importância de um sistema de gestão especializado e os indicadores de desempenho essenciais para mensurar a eficácia da gestão de frotas.

Além do mais, você vai entender quais soluções tecnológicas podem auxiliar na gestão de frotas, promovendo eficiência e segurança para uma operação de qualidade. Confira!

O que é gestão de frota?

A gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos da empresa responsáveis pela coleta, transporte e entrega de mercadorias. Seja com uma frota própria ou terceirizada, com muitos ou poucos veículos, o gerenciamento das viagens e a centralização dos dados são essenciais para sucesso das operações.

A gestão de frota pode tanto ser responsável pela contratação dos serviços de frete quanto pelo gerenciamento da frota própria.

Isso inclui a manutenção dos veículos, rotas percorridas, quilometragem, consumo de combustível e nível de produtividade.

Além de fazer o gerenciamento dos caminhões, a área é responsável pelas estratégias para reduzir riscos e custos sem perder em eficiência e qualidade das entregas.

Por isso, as metodologias, processos e rotinas que envolvem o transporte de cargas passam pela gestão de frota.

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Contextos e conhecimentos amplos do transporte rodoviário de cargas

Fazer o gerenciamento dos veículos requer conhecimento amplo sobre as áreas:

  • transporte de cargas;
  • gestão de ativos;
  • gestão do comportamento dos profissionais;
  • gestão de insumos;
  • visão estratégica a respeito do negócio e dinâmicas do mercado.

Quanto mais eficiente for a gestão da frota, menores serão os custos e os riscos envolvidos no transporte de cargas.

Para isso, é fundamental que a área esteja atenta às inovações e tecnologias disponíveis, já que gerenciar os veículos com visibilidade em tempo real não é possível sem sistemas logísticos inteligentes.

Leia também: Planejamento logístico: o que é, qual sua importância e como usar essa ferramenta para aumentar a performance operacional.

Frota própria ou terceirizada: qual a melhor opção

A decisão entre manter uma frota própria ou terceirizar os serviços de transporte é crucial para as transportadoras.

Ter uma frota própria oferece maior controle sobre os veículos e motoristas, possibilitando uma adaptação mais ágil às demandas dos clientes.

Por outro lado, a terceirização pode reduzir os custos operacionais e o investimento inicial em veículos. Confira abaixo as principais diferenças entre esses dois serviços:

Frota própria

Conheça as principais vantagens da frota própria:

  • Controle total: ter uma frota própria oferece maior controle sobre os veículos, motoristas e operações, permitindo uma gestão mais personalizada e adaptável.
  • Divulgação da marca: os veículos da frota própria podem servir como uma poderosa ferramenta de marketing, exibindo a marca da empresa e gerando visibilidade.
  • Flexibilidade: é possível ajustar rapidamente a frota de acordo com as demandas do mercado e dos clientes, sem depender de contratos de terceirização.

Confira as principais desvantagens da frota própria:

  • Altos custos iniciais: investir em veículos, manutenção, seguros e infraestrutura pode demandar um alto capital inicial.
  • Custos operacionais fixos: mesmo em períodos de baixa demanda, os custos operacionais com a frota própria permanecem constantes.
  • Riscos e responsabilidades: a responsabilidade pela gestão da frota e o risco de depreciação dos veículos são assumidos integralmente pela empresa.

Frota terceirizada

Conheça as principais vantagens da frota terceirizada:

  • Redução de custos: a terceirização dos serviços de transporte pode resultar em uma redução significativa de custos operacionais, como manutenção, depreciação e seguros.
  • Foco no core business: ao terceirizar a frota, a empresa pode concentrar seus esforços no seu negócio principal, sem se preocupar com a gestão de veículos.
  • Escalabilidade: é possível ajustar rapidamente a capacidade da frota de acordo com as demandas sazonais, sem a necessidade de investimentos adicionais em veículos.

Confira as principais desvantagens da frota terceirizada:

  • Menor controle: a empresa perde parte do controle sobre os veículos e motoristas, o que pode impactar a qualidade e a eficiência das operações.
  • Dependência de terceiros: problemas com a empresa terceirizada, como atrasos ou falhas no serviço, podem afetar a reputação da transportadora.
  • Menor visibilidade de marca: os veículos terceirizados não carregam a identidade visual da empresa, reduzindo a exposição da marca.

Principais desafios da gestão de frota

Enfrentar desafios na gestão de frotas é inevitável. Por isso, é essencial que as transportadoras estejam preparadas para superá-los e otimizar suas operações.

Confira a seguir quais os principais desafios deste setor:

1. Manutenção preventiva e corretiva

Um dos desafios mais comuns enfrentados pelas transportadoras é manter a frota em bom estado de funcionamento.

A realização de manutenções preventivas e corretivas de forma eficiente e oportuna é essencial para evitar paradas não programadas e garantir a segurança dos veículos.

2. Controle de custos

Gerenciar os custos operacionais da frota, como combustível, manutenção, peças de reposição e seguros, é um desafio constante para as transportadoras. É crucial encontrar um equilíbrio entre a qualidade dos serviços prestados e a redução de despesas.

3. Rastreamento e monitoramento

A falta de visibilidade sobre a localização dos veículos, o comportamento dos motoristas e as condições de tráfego pode dificultar a tomada de decisões rápidas e eficazes.

O rastreamento e monitoramento em tempo real são essenciais para uma gestão eficiente da frota.

4. Gestão de motoristas

A seleção, capacitação e monitoramento dos motoristas são aspectos-chave para garantir a segurança, a eficiência e a produtividade das operações de transporte.

Manter uma comunicação clara e eficaz com a equipe de motoristas é fundamental para o sucesso da gestão de frotas.

5. Cumprimento da legislação

As transportadoras precisam lidar com uma série de regulamentações e leis que impactam diretamente as operações de transporte.

Como é o caso de limites de tempo de direção, descanso obrigatório, peso máximo permitido e documentação exigida na legislação.

O cumprimento da legislação é essencial para evitar penalidades e garantir a segurança nas estradas.

Gestão de frota eficiente: como fazer?

A gestão de frotas não apenas otimiza o uso dos veículos e melhora o fluxo de entregas, mas oferece ganhos nas questões econômicas, técnicas e mecânicas dos veículos, além de elevar a segurança da operação.

A excelência no gerenciamento dos veículos passa por inúmeros processos. Se você quer fazer uma gestão de frota eficiente, confira algumas dicas:

  • Conheça os recursos disponíveis e avalie as condições da frota, tendo controle sobre o número de caminhões a serviço da empresa, quilometragem, documentação e revisões feitas em cada um.
  • Busque estratégias e recursos para otimizar o uso da frota, monitorar e gerenciar as rotas.
  • Estabeleça regras de acordo com o plano de gerenciamento de riscos e compartilhe com os motoristas as estratégias e diretrizes para melhorar a condução dos veículos e a segurança nas viagens.
  • Tenha uma política de gestão clara e ofereça meios e recursos necessários para que os profissionais realizem o trabalho de forma eficiente.
  • Controle o uso dos veículos, validade da CNH dos motoristas, planos de manutenção da frota e rotas a serem cumpridas.
  • Faça o gerenciamento dos gastos de cada veículo, incluindo consumo de combustível, pedágios, manutenção etc.
  • Invista na capacitação dos motoristas. Os treinamentos ajudam a prevenir sinistros e aumentam a produtividade.
  • Conte com sistemas logísticos e empresas especializadas em tecnologia, mobilidade, gerenciamento de riscos e gestão. Ter ampla visibilidade sobre a operação fornece subsídios para a tomada assertiva de decisões.
  • Aposte na manutenção preventiva, que ajuda no controle de gastos e reduz os imprevistos. Fazer a troca ou reparo de peças antes que elas apresentem problemas melhora a segurança e evita que os veículos fiquem parados mais tempo do que o necessário.
  • Estabeleça metas de produtividade e performance, compartilhe essas informações com seus profissionais e avalie o desempenho dos motoristas. O uso de telemetria é um excelente aliado na obtenção de informações sobre condução, velocidade média, acelerações ou freadas bruscas, etc.

Com uma gestão rigorosa da frota é mais fácil conferir se todos os processos seguem o planejado e se os recursos estão sendo explorados em sua totalidade.

Importância da gestão de frota

A gestão de frotas mantém sob controle todos os processos relativos aos veículos encarregados de fazer o transporte.

Para quem depende da movimentação de cargas, sejam insumos para a produção ou distribuição de mercadorias, fazer o gerenciamento da produtividade dos veículos é essencial.

Ao analisar com atenção todas as etapas do transporte e o uso da frota, fica mais fácil embasar as decisões estratégicas e se preparar para oportunidades de crescimento e novos negócios.

A gestão de frotas é essencial porque:

  • Ajuda no controle e gerenciamento dos custos por viagem;
  • Melhora a manutenção e conservação da frota, aumentando a vida útil dos veículos;
  • Acompanha os gastos e controla os custos;
  • Identifica os erros da operação;
  • Melhora a produtividade e evita desperdícios;
  • Oferece informações estratégicas e identifica oportunidades de melhoria;
  • Facilita o acompanhamento e melhora as condições da viagem;
  • Monitora aspectos como velocidade, quilometragem, desempenho dos veículos e motoristas;
  • Identifica a necessidade de treinamento para os motoristas;
  • Aperfeiçoa as programações de entrega com base nos veículos disponíveis;
  • Reduz a ociosidade da frota;
  • Permite o compartilhamento de informações com os clientes sobre o andamento das entregas;
  • Ajuda no redimensionamento da frota e aponta a necessidade de investimentos;
  • Gerencia as escalas e roteirizações da frota no transporte;
  • Identifica a necessidade de treinamentos e capacitações dos motoristas;
  • Contribui para elevar o padrão dos serviços.

Sistema de gestão de frota e suas funcionalidades

Uma ferramenta fundamental para otimizar esse processo é o sistema de Gestão de Frota, que oferece uma série de funcionalidades e benefícios que podem impulsionar as operações de transporte.

Confira a seguir, quais as principais funcionalidades e como o sistema de gestão de frota pode auxiliar a garantir o controle e eficiência da operação.

Rastreamento em tempo real

Uma das funcionalidades mais importantes de um sistema de Gestão de Frota é o rastreamento em tempo real dos veículos.

Isso permite às transportadoras monitorar a localização exata dos caminhões, acompanhar rotas, identificar desvios e garantir a segurança das cargas.

Monitoramento do desempenho dos veículos

O sistema possibilita o acompanhamento do desempenho dos veículos, incluindo consumo de combustível, quilometragem percorrida, tempo de inatividade e manutenções programadas.

Com essas informações, as transportadoras podem tomar decisões mais informadas para otimizar a operação da frota.

Gestão de manutenções

A funcionalidade de gestão de manutenções permite programar e acompanhar as manutenções preventivas e corretivas dos veículos.

Isso garante que a frota esteja sempre em boas condições de funcionamento e evitando paradas não programadas.

Otimização de rotas

Com o sistema de Gestão de Frota, as transportadoras podem planejar e otimizar rotas, levando em consideração diversos fatores como tráfego, condições das estradas, restrições de peso e tempo de entrega.

Isso ajuda a reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência das entregas.

Análise de dados e relatórios

O sistema coleta uma grande quantidade de dados sobre a operação da frota, permitindo a geração de relatórios personalizados e análises detalhadas.

Essas informações são valiosas para identificar oportunidades de melhoria, tomar decisões estratégicas e avaliar o desempenho da frota ao longo do tempo.

Indicadores para mensurar a eficiência na gestão de frotas

Para garantir que a gestão de frotas esteja no caminho certo, é crucial acompanhar e analisar os KPIs corretos que mensuram a eficiência e o desempenho das operações.

A partir dessa análise é possível adotar medidas para otimizar e potencializar o serviço, elevando a eficiência operacional.

Confira a seguir quais são os principais indicadores que precisam estar no seu radar para mensurar a performance e qualidade na gestão de frota.

Consumo de combustível por quilômetro rodado

Este indicador é essencial para avaliar a eficiência energética da frota.

Acompanhar o consumo de combustível por quilômetro rodado permite identificar veículos ou motoristas que estão consumindo mais combustível do que o esperado, possibilitando a implementação de medidas corretivas.

Taxa de manutenção preventiva realizada

A realização de manutenções preventivas de forma regular é crucial para garantir a operação segura e eficiente dos veículos.

Acompanhar a taxa de manutenção preventiva realizada ajuda a identificar a saúde da frota e a prevenir problemas mecânicos graves.

Tempo médio de entrega

Esse indicador mede o tempo médio que os veículos levam para realizar as entregas, desde a saída até a chegada ao destino.

Um tempo de entrega mais curto pode indicar eficiência na gestão de rotas e na programação das operações.

Taxa de ocupação dos veículos

A taxa de ocupação dos veículos indica a eficiência na utilização da capacidade de carga disponível. Monitorar esse indicador ajuda a evitar transportes parciais e a maximizar a eficiência operacional da frota.

Índice de cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos é essencial para a satisfação dos clientes e a reputação da transportadora. Acompanhar o índice de cumprimento de prazos permite avaliar a pontualidade das entregas e identificar possíveis gargalos na operação.

Soluções tecnológicas para auxiliar na gestão de frotas

O uso de tecnologia e sistemas logísticos integrados é um facilitador para a gestão de frotas.

Os resultados são amplificados com soluções especializadas no gerenciamento de viagens, planejamento e controle das manutenções, roteirização, acompanhamento de custos e visibilidade das viagens em tempo real.

Se você quer resultados expressivos na gestão de frotas deve apostar em soluções que automatizem e melhorem os processos.

Um exemplo de sistema para gestão das operações logísticas, que faz o monitoramento adequado das viagens e aumenta a produtividade da frota, é a Gestão Logística.

A ferramenta desenvolvida pela Buonny – líder em tecnologias avançadas para a gestão logística e o gerenciamento de riscos – é fundamental no planejamento das operações de transporte de carga.

Motivos para escolher essa tecnologia não faltam! Com a Gestão Logística é possível:

  • Planejar adequadamente viagens e rotas;
  • Acessar dashboards gerenciais com relatórios que dão visão geral e instantânea da operação;
  • Automatizar tarefas e integrar sistemas TMS, WMS, ERP e tecnologias de rastreamento;
  • Monitorar a localização dos veículos de forma remota e ágil, por meio do celular do motorista;
  • Receber mensagens automáticas sobre atualizações das entregas e pré-alertas de atraso;
  • Obter detalhes sobre o posicionamento da frota, áreas de risco, pontos de parada e cumprimento de regras operacionais e de segurança.

Quer aprimorar a gestão de frotas, otimizar o uso dos veículos e reduzir os custos operacionais aplicando inteligência à sua operação?

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